Home office: 10 zasad udanej pracy z domu

Jak zachować zdrowy balans pomiędzy pracą a życiem prywatnym?

Bez wątpienia home office wymaga samodyscypliny, dobrej organizacji pracy, a także wygodnego i funkcjonalnie urządzonego miejsca, w którym w domu będziesz wykonywała swoje zadania. Zanim opowiemy Ci, jak takie miejsce pracy przygotować, poznaj siedem zasad, których przestrzeganie ułatwi Ci sprawne wykonywanie obowiązków.

1. Ustal regularne godziny na pracę i ich przestrzegaj

   Mimo że będziesz w domu, musisz wiedzieć, kiedy trwają Twoje godziny pracy, a kiedy zaczyna się zwykły dzień. Dlatego w czasie wyznaczonym na pracę zapomnij o praniu, które czeka, o zmywaniu czy sprzątaniu. Praca to praca, gdybyś była w biurze obowiązki domowe też spokojnie by czekały aż wrócisz. Takie jasne wytyczne pomagają zachować konieczną równowagę pomiędzy pracą a życiem prywatnym. Trzymaj się harmonogramu, a na pewno dasz radę.

2. Wyznacz sobie miejsce na pracę biurową i zawsze tam ją wykonuj

   Jeśli będziesz pracować w różnych pokojach, dzwonić służbowo z kuchni, bo akurat robisz kawę to w pewnym momencie przestaniesz panować nad tym, gdzie co leży i po co właściwie wyszedłeś z domowego biura Radzimy też, żebyś pracował w stroju dziennym, na pewno nie na łóżku i nie w szlafroku. Dlaczego? A czy do biura poszedłbyś w dresie? No, sam widzisz! Ponadto schludny strój wpływa na nasze samopoczucie, ułatwia mobilizację do zajęć i właściwe do nich nastawienie. Psycholodzy twierdzą, że osoba ubrana i uczesana tak jak do pracy nawet przez telefon brzmi bardziej profesjonalnie.

3. Rozpoczynaj dzień zawsze w podobny sposób

   Nasze codzienne, rutynowe zajęcia, takie jak filiżanka kawy przed rozpoczęciem pracy czy medytacja po wstawiu z łóżka, również działają mobilizująco i wspomagają to, co mamy potem robić.

4. Zaplanuj i rób przerwy w pracy

   Tak samo jak to robiłeś w biurze. Nie możesz siedzieć przy biurku od rana do wieczora – przerwy korzystnie wpływają zarówno na Twoje zdrowie, jak i na jakość pracy.

5. Nie zapominaj o życiu prywatnym

   Nie siedź przy biurku od rana do wieczora. W przerwie możesz zadzwonić do bliskich, do kolegów z pracy czy do znajomych, przewietrzyć pokój a także – to ważne – zrobić kilka ćwiczeń rozciągających kręgosłup. Zaplanuj też popołudnie i wieczór, spotykaj się z ludźmi, aby nie stracić znajomych.

6. Zarezerwuj sobie czas na posiłki

   Możesz nawet na wirtualne lunchowe spotkania – miło jest poczuć, że choć w domu to wciąż pracujesz w grupie.

7. Znajdź swój własny sposób na zakończenie dnia pracy.

   Również w tym przypadku rytuały mają pozytywne znaczenie. Możesz wprowadzić prostą procedurę, taką jak wyłączenie notebooka i włączenie ulubionego podcastu czy muzyki, która Cię relaksuje. Cokolwiek wybierzesz, rób to konsekwentnie, aby poczuć, że właśnie „wyszedłeś z biura”!

Home office: jak urządzić biuro w domu?

Obecnie co raz więcej firm przechodzi w tryb pracy zdalnej. Taka forma niesie za sobą zarówno wyzwania jak i nowe szanse. Chyba jednak nikt nie ma wątpliwości, że kiedy biuro przenosi się do domu, ma to również wpływ na naszą przestrzeń do życia. Najlepiej, gdy mamy osobny pokój do pracy, a w nim podstawowe meble: biurko, ergonomiczny fotel, regał na książki i dokumenty. Przydałaby się też niewielka sofa do odpoczynku w przerwach od zajęć. Nie każdy jednak ma takie warunki. Każdy natomiast może (i powinien!) zaaranżować w domu wygodne miejsce na home office. Chodzi o to, by w dużym pomieszczeniu wydzielić optycznie przestrzeń do pracy.

Home office w salonie czy w sypialni?

Najczęściej takie miejsce powstaje w salonie, niekiedy w kuchni lub w sypialni, która w ciągu dnia z reguły jest niemal niewykorzystywana. Mamy dla Ciebie dobrą radę: postaraj się, aby z miejsca do pracy nie było widać zlewu z naczyniami do zmycia czy niepościelonego łóżka, które będą odwracać Twoją uwagę od zadań. Najlepiej zaaranżować  takie biurko pod oknem, co zapewni Ci w godzinach pracy naturalne oświetlenie. Jeśli masz wybór pomiędzy organizacją Twojego biurka w salonie albo w sypialni, radzimy zaaranżować kącik do pracy w pokoju dziennym. Sypialnia powinna kojarzyć się wyłącznnie z przyjemnym wypoczynkiem, relaksem i snem. Jeśli biurko w sypialni to jedyne rozwiązanie dla home office w Twoim domu, pamiętaj, by ustawić biurko w taki sposób, by nie patrzeć podczas pracy na łóżko i upewnić się, że jest zawsze zaścielone.

Domowe biuro: przytulne i profesjonalne

Aranżując biuro, warto kierować się stylem i wystrojem głównego wnętrza. Wybieraj meble wykonane z podobnych materiałów, zastosuj zbliżoną kolorystykę i oświetlenie. Zadbaj jednak o drobne akcenty, które wyróżnią biuro w domu z przestrzeni całego wnętrza. Wprowadź tapicerkę fotela w innej tonacji kolorystycznej niż sofa w salonie, wybierz lampy z odmiennymi abażurami oraz połóż inny dywan. Warto również przesłonić przestrzeń niewielkim regałem na książki, komodą, a w sypialni – na przykład designerskim parawanem.

Najważniejszym meblem w Twoim aneksie będzie niewielkie biurko, konsola czy stoliczek pod laptop. Zadbaj też o zdrowe dla oczu oświetlenie, wygodny fotel lub krzesło oraz rozwiąż sprawę przechowywania rzeczy niezbędnych do pracy.

Kolorystyka domowego biura

Istnieją kolory, które ułatwiają koncentrację i mobilizują. Są to barwy ciepłe i jasne, raczej rozbielone, pastelowe, a nie te w czystej postaci. Na bazę kolorystyczną domowego biura warto wybrać barwy ziemi, a więc brązy, beże, rudości, piaskowe odcienie żółci i złamane biele. Są one eleganckie, współgrają ze sobą, a także z jednej strony ułatwiają koncentrację, a z drugiej – wyciszają emocje.

Bezpiecznym kolorem jest niebieski. Ta barwa, choć chłodna, wywołuje miłe skojarzenia z niebem, wodą i otwartą przestrzenią, dodaje więc wnętrzu lekkości, a nas uspokaja. Dobrze też komponuje się ze wspomnianymi ciepłymi barwami ziemi. Do pokoju lub aneksu do pracy warto wprowadzić akcenty żywszych barw, które zapobiegną monotonii. Mogą to być na przykład elementy żółte czy pomarańczowe zastosowane na obiciu fotela, akcesoriach do przechowywania czy na dekoracjach ściennych. Kolory w biurze, których należy natomiast unikać to czerwony, który wiele osób pobudza i drażni.

Warto także wspomnieć o zieleni, również tej naturalnej. Rośliny do biura takie jak dracena czy bluszcz pospolity to rośliny oczyszczające powietrze, a ich widok nas relaksuje. Pomyśl, by oprócz żywych kwiatów wprowadzać do swojego domowego biura także zielone elementy wyposażenia.

Czego nie może zabraknąć Twoim home office?

1. Biurko. Wybierając ten mebel do pracy w domu zwróć uwagę nie tylko na długość i szerokość blatu, ale też na wysokość biurka oraz jego głębokość. Blat biurka powinien znajdować się na wysokości około 72-75 cm. Głębokość, czyli przestrzeń pod blatem musi liczyć co najmniej 70 cm – tyle potrzeba byś siedząc, mogła rozprostować nogi. Natomiast idealna odległość oczu od monitora mieści się w przedziale 40-75 cm. W sprzedaży są biurka z regulowaną wysokością, warto się takimi zainteresować. Wybierz model z dostateczną liczbą półek i szuflad na rzeczy do pracy.
2. Meble zastępujące biurko. Jeśli aranżujesz tylko małe biuro, często musi Ci wystarczyć niewielki stolik na laptop lub na monitor komputera. Funkcję biurka może pełnić sekretarzyk czy konsolka. Zadbaj jednak, by w zasięgu ręki znalazły się półki lub regał, na których będziesz mogła trzymać dokumenty, książki itp.
3. Fotel. Zadbaj o ergonomiczny fotel biurowy z możliwością regulowania wysokości siedziska oraz stopnia odchylenia oparcia. Powinien mieć zagłówek i podpórki pod łokcie. Wyprofilowany kształt sprawi, że oparcie dopasuje się do naturalnych krzywizn kręgosłupa, zapobiegając wadom postawy i bólom pleców.
4. Oświetlenie. Niebagatelną rolę w kąciku do pracy odgrywa oświetlenie. Lampka na blacie powinna mieć regulowane położenie klosza i źródło światła przyjazne dla oczu. Takim są dziś lampki ledowe – energooszczędne i nie nagrzewają się. Do pracy i nauki najlepiej wybrać światło, które jest zbliżone swą barwą do dziennego, czyli znajduje się ono w przedziale 3000-4000 K.

Dekorowanie home office

W wystroju home office nie powinno zabraknąć dekoracji. W tej roli sprawdzą się designerskie organizery, ozdobne pudełka, pojemniki na długopisy czy pióra, które ułatwią organizację biurka. Atrakcyjną dekoracją może być oświetlenie, na przykład lampy na biurku, kinkiety ścienne. Pomyśl o zawieszeniu w zasięgu wzroku ciekawej wizualnie tablicy, na której będziesz przyklejać na bieżąco informacje związane z pracą, wykaz swoich zadań, celów czy osiągnięć. W planowaniu i realizacji zadań przydatny jest tzw. moodboard, czyli tablica inspiracji. Przemyśl, jak ją wykonać, by mogła zdobić Twój home office i przede wszystkim pomagać ci w obowiązkach, pobudzać kreatywne myślenie, wymyślać ciekawe rozwiązania problemów.

Zalety i wady pracy zdalnej

Home office to rozwiązanie, na które decyduje się coraz więcej firm i organizacji. Warto jednak zdawać sobie sprawę z ograniczeń, które prezentują te dwie opcje pracy.

• praca zdalna często nie jest uregulowana prawnie – Twój dom nie jest optymalnie do niej przystosowany zgodnie z przepisami BHP lub zoptymalizowany pod kątem ergonomii pracy przy komputerze, a pracodawca może nie ponieść odpowiedzialności za wszelkie wypadki i urazy, do których może dojść na terenie Twojego domu.
• dużą zaletą home office jest większa elastyczność i mobilność pracy oraz poczucie większej swobody – możesz w efekcie zyskać więcej czasu na hobby lub rodzinę.
• niestety często może wiązać się to ze spadkiem motywacji – odpowiedzialność związana z koniecznościa zarządzania własnym czasem lub większa samodzielność w podejmowaniu decyzji często nie wszystkim odpowiada.
• home office to też większa wolność od rutyny, czy raczej wolność w tworzeniu własnego trybu dnia oraz dłuższe poranki, które można przeznaczyć na ćwiczenia lub medytację.
• czasem jednak brak kontaktu ze współpracownikami na stopie towarzyskiej może wygenerować poczucie izolacji i samotności oraz sprawić, że praca wydaje nam się bardziej powtarzalna i bezosobowa. Do tego może dojść zacieranie się granic pomiędzy życiem profesjonalnym a prywatnym. Dobrym rozwiązaniem są tu przestrzenie typu coworking, gdzie możesz pracować wśród freelancerów i pracowników innych firm. Poznasz też dzięki temu ludzi z innych dziedzin, co może otworzyć przed Tobą nowe możliwości.

Praca z home office: nasze praktyczne wskazówki

• Ci którzy od dawna postawili na pracę zdalną wypracowali różne techniki, które to ułatwiają. Jeśli chcesz poszerzyć swą wiedzę możesz skorzystać z książek, „Rework” – autorzy: Jason Fried, David Heinemeier Hansson; „Remote. Pracuj zdalnie, biuro jest zbędne”, którego autorwm jest Jason Fried.
• Powstały także aplikacje ułatwiające sprawne wykonywanie obowiązków. Można na przykład stosować bardzo prostą, ale skuteczną tak zwaną metodę pomidora (pomodoro technique) – ustawiasz timer w swoim telefonie lub na swoim komputerze na 25 minut i dopóki ten czas nie minie wykonujesz wyłącznie czynności związane z pracą. Potem możesz sobie wyznaczyć 5 lub 10 minut przerwy, podczas której można zerknąć w maila.
• Na początku dnia dobrze jest ułożyć sobie plan zadań do wykonania. Przydatne w tym są aplikacje takie jak: Asana, Google Keep, Wunderlist, Todoist lub Nozbe.
• Każdy dzień warto zaczynać od porannej 10-15 minutowej rozmowy z kolegami z pracy, a jeśli jesteś szefem – z pracownikami. Chodzi o to, żeby dowiedzieć się, na jakim etapie są pozostałe osoby, co udało im się zrobić poprzedniego dnia, jakie mają plany na dany dzień, czy wystąpiły jakieś problemy, które warto przedyskutować. Tego typu kontakty ułatwiają takie narzędzia, jak: Slack, Teams lub Skype.
• Każdy ze współpracowników powinien wiedzieć, w jakich godzinach jesteś dostępna. Pomoże w tym np. ustawienie swojego statusu na aplikacji komunikacyjnej typu Slack lub jeszcze prościej – wysyłając rano maila do wszystkich.